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全流程設計 超預期體驗——銀和金融押運有限公司檔案外包業務側記

作者:zhangchunhui     更新時間:2019-06-11 10:31:33    點擊次數:

       一分鐘手工折疊8—10個國家專利檔案箱,一分鐘錄入電腦系統文字超100字,一分鐘入庫上架10個整理完畢的檔案箱……這些一分鐘之內發生的數字,是記者在銀和金融押運有限公司的檔案業務中心發現的。這支成立不到一年的團隊,已憑借過硬的業務能力、業內領先的軟硬件條件,承接了上海浦東發展銀行青島市分行、前程環球海空通運有限公司等多家企業的檔案全流程外包業務。


       銀和金融押運的檔案業務團隊是如何快速打開市場,又可以為商會會員企業提供哪些服務內容呢?請隨記者一起來探——


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       高點起步開新局    平臺創造先進性


       “我們公司的檔案全流程管理,是整合自身優勢,借助公司控股股東——中信外包服務集團有限公司(以下簡稱‘中信外包’)的檔案外包業務平臺,推出的一項創新業務。” 銀和金融押運有限公司總經理于波向記者介紹。據了解,中信金融科技是中國檔案學會在檔案寄存托管與檔案數字化加工兩個專業領域的“定點生產企業”、國家級行業標準《檔案管理服務外包工作規范》的起草和編制者,獲得了國家秘密載體印制涉密檔案數字化加工乙級資質,通過了ISO9001質量管理體系認證等體系認證,在業內積累了豐富的從業經驗和良好的口碑。


       而作為青島市唯一一家具有專業武裝押運資質的公司,銀和金融押運經過十九年的經營贏得了全市銀行金融業機構的信任,規模、實力國內領先:自建6座(總計面積5363㎡)和24小時工作的現金清分場地(建筑面積7000余㎡),服務全市銀行網點1571個、自助設備2700多臺,押運類業務市場占有率100%,本地現金綜合服務市場占有率超70﹪,日均清分能力12億元;自有檔案庫建筑面積2萬余平米,分別分布在嶗山、城陽、黃島、平度等區市,可根據客戶需求改造成專用高標準特需庫,其中已啟用庫房3000余平米,社會反映良好,已成為公司轉型發展的重要路徑,吸引國內多家押運公司前往考察交流。


       堅實穩固的客戶基礎,雄厚的軟硬件實力,加上先進技術的引進、培訓、指導,銀和金融押運的檔案全流程管理在市場上迅速嶄露頭角。“檔案全流程管理,是涵蓋對各類廣義的‘檔案’(‘Records’,包括紙質或非紙質的記錄載體,如票據、契約、文件、膠片、圖紙、樣本等)及信息(包括影像、數據、聲音記錄等)進行整理、存儲、調閱、查詢、形式轉換直至銷毀等一系列全流程服務。簽約客戶普遍得到較好的體驗,即減輕了繁瑣的管理壓力,節省了庫房投資成本,又獲得了專業、優質的服務。”于總笑道。


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       凝心聚力鑄優勢    苦干夯實競爭力


       在銀和金融押運檔案業務中心,記者碰上了一位調閱檔案的劉女士,她說:“選擇在這家公司整理、存儲檔案的原因有很多,例如自有產權庫房、雙盲管理、押運車上門運送檔案、團隊專業工作敬業等。在業務洽談前,我們進行過市場調研,發現目前青島檔案業務外包市場上有兩家公司有自有產權庫房,銀和金融押運是其中軟硬件設施更完善的,技術更先進的,省心。”


       在工作人員的引導下,記者隨劉女士進入查閱室。因提前預約了到訪時間、確定了調閱內容,庫管很快就從庫房里找出了劉女士要調閱的檔案箱。“這家公司使用的是國家專利檔案箱,由一張紙板反復折疊成型、無接縫,抗壓、抗沖擊、抗腐蝕,箱體無任何客戶標識,‘全匿名’管理。檔案存儲采用雙盲管理,通過對不同的檔案管理人員設置不同的使用功能和權限,杜絕內部泄密風險,”說話間,劉女士已經剪斷保密鎖條,打開檔案箱,“你看,封檔案箱的專用保密鎖條是Tamper-Evident專利保密產品,每根鎖條的“保密碼”全球唯一,只能使用一次,杜絕泄密可能。這一箱可以裝3500張A4紙。”


       檔案箱里的檔案整整齊齊,干凈整潔。可是在企業檔案整理現場,記者看到的是,檔案及其他物品雜亂地堆滿了倉庫,因年代久遠積滿灰塵。檔案整理空間狹小,只能一人側身整理,裝箱也只能將檔案逐件傳遞到樓梯間進行,負責核對的員工蹲坐在紙箱上面錄入明細。一會兒工夫,汗水就混合著灰塵把漂亮帥氣的姑娘小伙染成了“大花臉”。“復雜環境中存放的檔案只能通過人工整理、錄入完成,保存完好的可以通過檔案數字化系統完成,節約人力物力。”現場一名工作人員對記者表示。


       在檔案外包業務市場,從業務空白到搭建框架、培養團隊、提供優質服務,我們在為銀和金融押運一氣呵成的新業務速度驚訝的同時,也感受到了團隊合作的力量、苦干實干的精神、雷厲風行的執行。“在青島市保密局、檔案局的指導下,公司在嶗山北宅規劃建設一萬余平米的檔案業務庫房,計劃7月投入使用,建成后將成為華東地區規模最大、規格最高的檔案業務庫。”于總介紹道,“以創新驅動,公司還開展了貴重物品保管、安防業務,著力聯動三大業務協同加快發展,盡快步入新動能發展的快車道。”

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